Arbeitsorganisation

Improvisation ist eine gute Eigenschaft, denn sie hilft uns, mit ungeplanten Anforderungen umzugehen. Aber auch Planung unterstützt Flexibilität, denn sie erzeugt Transparenz und die Kenntnis darüber, in welchen Bereichen Abweichungen okay sind und an welchen Stellen wenig Toleranz besteht, beispielsweise dann, wenn kritische Anforderungen nicht erfüllt werden und infolgedessen der Kunde abspringt. Im Folgenden gehe ich auf die drei Kernthemen Prozesse, Projekte und Change etwas tiefer ein:

Prozesse: Arbeit kommt ins Unternehmen, z.B. als Anruf, Auftrag, Bestellung und durchläuft dort einen oder mehrere Prozesse, zum Beispiel die Prozessschritte der Auftragsannahme, der Produktion und Qualitätskontrolle, der Auslieferung und Fakturierung. Ich konnte in den letzten Jahren in verschiedenen Unternehmen beobachten, dass viele Arbeitsprozesse intransparent und träge waren. Nicht selten gab es deswegen Kundenbeschwerden, auf die Unternehmen meist mit Beschwichtigungen reagierten. Eine häufige Ursache dafür ist, dass die Prozesse historisch gewachsen sind und die Überzeugung im Unternehmen besteht, dass es anders nicht machbar sei. Aber das ist ein Irrtum!

Um Prozesse ins „heute“ zu bringen, biete ich Prozessworkshops nach Lean-Prinzipien an. Unter der Beteiligung von Mitarbeiter*innen entsteht so innerhalb weniger Tage ein gemeinsames Bild vom IST-Prozess, meist begleitet von Aha’s und So ist das also! bevor im nächsten Schritt gemeinsam ein für das Unternehmen stimmiger SOLL-Prozess entwickelt wird. Hindernisse in der Umsetzung werden dabei explizit dargestellt und nach Möglichkeit noch am gleichen Tag aufgelöst. Die Entscheidungsträger werden deshalb regelmäßig in den Prozess eingebunden. Das Ergebnis ist ein schlanker Prozess, der dann schon für eine möglicherweise anstehende Digitalisierung bereit ist.

Eine weitere Möglichkeit um Prozesse effizient und effektiv zu gestalten ist Kanban [2]: Kanban verfolgt einen evolutionären Ansatz, durch Transparenz können Flaschenhälse erkannt und Prozesse neu gestaltet werden. Veränderungen werden dann gleich ausprobiert und auf Nutzbarkeit geprüft. Dieses empirische Vorgehen in der Prozessgestaltung kann sowohl auf Teamebene als auch auf Unternehmensebene eingesetzt werden.

Ich begleite Sie bei der Gestaltung von Prozessen mittels Workshops nach Lean-Prinzipien und mittels des evolutionären Ansatz Kanban. Beide Wege führen zum Ziel, gerne stelle ich Ihnen die Methoden vor und berate Sie, welches Vorgehen besser zu Ihrem Vorhaben passt.

Projekte: Manchmal wird Arbeit auch projekthaft umgesetzt: häufig gibt es dann Projektteams, die mit unterschiedlichen Rollen besetzt werden, einem Projektleiter, technischen oder fachlichen Experten, Designern oder Testern. In Projekten geht es häufig heiß her, es herrscht Zeitdruck und hohe Kunden- und Managementattention und gleichzeitig sind die Anforderungen noch unklar. Oft geht es bei Projekten darum, Produkte zu entwickeln, manchmal sind die Produkte auch Dienstleistungen. In Projekten müssen Mitarbeitende häufig in kurzer Zeit sehr gut zusammenarbeiten. Es bleibt keine Zeit, sich kennenzulernen und die gemeinsame Leistung langsam hochzufahren. Aber Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht. Also wie kann es gelingen, dass Teams in kurzer Zeit zu Höchstleistung gelangen können?

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass Verantwortlichkeiten und Regeln der Zusammenarbeit geklärt werden. Es braucht auch die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, deshalb braucht es Transparenz darüber, wie Kommunikationen und der Informationsfluss verlaufen. Außerdem braucht es den Raum, um sich kennenzulernen, denn nur so kann das Vertrauen entstehen, das wir für eine gute Zusammenarbeit brauchen. Sinn und Commitment – vermittelt von Projektleitung und dem Management – sind ebenfalls wichtige Voraussetzungen, denn wenn wir nicht an das glauben, was wir machen, kann es nichts werden. Optimal sind außerdem kurzzyklische Retrospektiven, bei denen das Projektteam Schwachstellen und Optimierungsbedarfe benennen und so Verbesserungen angehen kann. Häufig unterstützen dabei agile Arbeitsweisen wie Scrum[1] oder Kanban[2], aber auch in klassischen Projekten sind die o.g. Faktoren wirksam und relevant.

Um den Weg zum erfolgreichen Projektteam zu unterstützen, biete ich meine Begleitung und aktive Beratung an: ich moderiere bspw. Kick-offs, Lessons Learned oder Retrospektiven und stelle ein breites Methodenwissen und viel Projekterfahrung – sowohl in agilen als auch in klassischen Projekten – zur Verfügung. Manchmal braucht es für eine gute Zusammenarbeit auch Teamentwicklung.

Change-Management: Manchmal bewirken Projekte Veränderungen in der Organisation, z.B. wenn ein neues IT-System eingeführt wird, mit dem später die Belegschaft arbeiten soll. Diese Projekte haben dann einen Change-Anteil, der berücksichtigt werden sollte. Einige Projekte befassen sich sogar in der Hauptsache mit Veränderungen im Unternehmen, z.B. mit Restrukturierungen in der Organisation, bei denen Teams neu zusammengestellt werden und Führungswechsel stattfinden. Diese Art von Projekten werden als Change-Projekte bezeichnet.

Projekte mit Veränderungsanteilen sind ein bisschen anders als Projekte ohne Change und es gibt hier einige Dinge, an die man möglichst schon zu Beginn denken sollte. Zum Beispiel die Frage der Partizipation, also wie die Belegschaft ihr (Experten-)Wissen zu dem neuen IT-System einbringen kann und die Frage der Kommunikation, also wer die Veränderungen zu welchem Zeitpunkt in welcher Art und Weise kommuniziert, damit die Mitarbeiter diesen Veränderungen gegenüber offen sind.

Change-Projekte sind die Kür des Projektmanagements. Es ist nicht ausreichend, Zeit, Budget und Qualität im Blick zu behalten. Hier gilt es, besonderes Feingefühl und Empathie für die Betroffenen zu zeigen, denn nicht bei allen Veränderungen ist es leicht, mitzugehen. Eine wertschätzende Haltung gegenüber dem, was durch „das Neue“ abgelöst wird, ist hilfreich, um die Betroffenen zu verstehen und mit Ihnen durch das Tal der Veränderung zu gehen. Besonders relevant ist in diesem Zusammenhang der Umgang mit Widerstand: Welche Möglichkeiten gibt es, um Ärger und Unzufriedenheit zu kanalisieren und die Energie die darin steckt, konstruktiv zu nutzen? Denn Widerstand entsteht nur dort, wo ein Interesse am Gelingen vorhanden ist!

Ich habe während meiner beruflichen Laufbahn viele Projekte daran scheitern gesehen, dass diese Change-Aspekte nicht berücksichtigt wurden. Es sind enorme Summen von Projektbudgets, die dadurch in den Sand gesetzt wurden! Eine besondere Form von Change-Projekten sind Gefährdungsbeurteilungen psychischer Belastungen im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Gerne berate ich Sie zum Vorgehen bei Ihren Change-Projekten und begleite Sie und Ihre Mitarbeiter*innen durch den Veränderungsprozess. Die konkrete Ausgestaltung und die zeitliche Dauer meiner Begleitung ist abhängig von Ihrem Bedarf und wird nach einem kostenlosen Erstgespräch skizziert und im Austausch mit Ihnen nachjustiert, um eine optimale Passung zu Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

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[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum

[2] https://www.it-agile.de/agiles-wissen/kanban/was-ist-kanban/